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Como se tornar um Gestor de Viagens dentro da sua empresa

Neste artigo, vamos mostrar os principais passos para quem deseja assumir a gestão de viagens dentro de uma empresa. 

Organizar uma viagem corporativa vai muito além de comprar uma passagem e reservar um hotel. Quando uma empresa realiza viagens com frequência, é preciso cuidar de custos, políticas, fornecedores, prazos, documentos, segurança e, principalmente, da experiência dos colaboradores.

É nesse cenário que surge uma função cada vez mais importante: o gestor de viagens corporativas.

Esse profissional é responsável por organizar e acompanhar as viagens realizadas pela empresa, buscando equilibrar economia, eficiência, segurança e praticidade.

Mas como começar? É preciso ter uma formação específica? Quais conhecimentos são importantes?

Neste artigo, vamos mostrar os principais passos para quem deseja assumir a gestão de viagens dentro de uma empresa.

O que faz um gestor de viagens?

O gestor de viagens, também conhecido como Travel Manager, é o profissional responsável por acompanhar e organizar os processos relacionados às viagens corporativas.

Dependendo do tamanho e da estrutura da empresa, essa função pode estar ligada aos setores financeiro, administrativo, recursos humanos, compras ou gestão.

Entre suas principais atividades estão:

• Organizar e acompanhar reservas de passagens e hospedagens;

• Controlar os gastos com viagens;

• Negociar com fornecedores;

• Acompanhar contratos e tarifas;

• Criar e aplicar uma política de viagens;

• Monitorar despesas dos colaboradores;

• Analisar relatórios e indicadores;

• Apoiar os viajantes durante situações de imprevisto;

• Buscar oportunidades de redução de custos;

• Garantir que as viagens estejam alinhadas às necessidades da empresa.

Ou seja, o gestor de viagens não cuida apenas da logística. Ele também participa de decisões que podem impactar diretamente os custos e os processos da organização.

Preciso ser especialista em turismo para ser gestor de viagens?

Não necessariamente.

Conhecer o mercado de turismo é uma vantagem, mas a gestão de viagens corporativas envolve diferentes áreas de conhecimento.

Um bom gestor precisa entender de processos, organização, negociação, análise de dados, controle financeiro e atendimento, além de conhecer as particularidades das viagens corporativas.

Também é importante desenvolver uma visão estratégica.

A pergunta deixa de ser apenas:

“Qual passagem é mais barata?”

E passa a ser:

“Qual opção atende melhor à necessidade do colaborador e da empresa, considerando custo, tempo, política de viagens e experiência?”

Essa mudança de perspectiva é fundamental para uma gestão mais eficiente.

1. Conheça a realidade da sua empresa

O primeiro passo para se tornar um gestor de viagens é entender como as viagens acontecem atualmente.

Faça um levantamento das principais informações:

• Quantas viagens a empresa realiza por mês?

• Quais são os destinos mais frequentes?

• Quanto é gasto com passagens e hospedagens?

• Quais áreas viajam mais?

• As reservas são centralizadas ou feitas individualmente?

• Como as despesas são controladas?

• Existem regras para viagens?

• Quem aprova as solicitações?

• Quais são os principais problemas enfrentados pelos viajantes?

Essas informações ajudam a identificar oportunidades de melhoria e mostram onde o gestor de viagens pode gerar mais impacto.

2. Crie uma política de viagens corporativas

Uma política de viagens corporativas estabelece regras claras para os colaboradores e ajuda a empresa a controlar seus gastos.

Ela pode definir, por exemplo:

• Antecedência mínima para reservas;

• Categorias de passagens permitidas;

• Limites para hospedagem;

• Regras para alimentação e transporte;

• Procedimentos para aprovação;

• Regras para alterações e cancelamentos;

• Prestação de contas;

• Documentação necessária.

Uma política bem estruturada reduz dúvidas, facilita a tomada de decisão e torna o processo mais transparente.

3. Aprenda a analisar custos

O gestor de viagens precisa acompanhar os números.

Não basta saber quanto a empresa gastou. É importante entender onde, como e por que o dinheiro está sendo utilizado.

Alguns indicadores que podem ser acompanhados são:

• Gasto médio por viagem;

• Custo médio por viajante;

• Valor médio das passagens;

• Custo médio de hospedagem;

• Antecedência média das reservas;

• Cancelamentos e alterações;

• Principais destinos;

• Gastos por departamento.

Com esses dados, fica mais fácil identificar padrões e encontrar oportunidades para otimizar o orçamento.

4. Desenvolva habilidades de negociação

Passagens, hotéis, locadoras e outros fornecedores fazem parte da rotina das viagens corporativas.

Por isso, saber negociar é uma habilidade importante para o gestor.

Além de buscar preços competitivos, é possível avaliar condições comerciais, flexibilidade, políticas de cancelamento, benefícios e outros fatores relevantes para a empresa.

Uma negociação eficiente não significa simplesmente escolher o menor preço. O objetivo é encontrar condições que façam sentido para o perfil de viagens da organização.

5. Use a tecnologia a seu favor

Gerenciar viagens manualmente pode consumir muito tempo, principalmente quando o volume de viagens aumenta.

Ferramentas de gestão podem ajudar a centralizar informações, acompanhar despesas, organizar reservas e gerar relatórios.

Soluções como sistemas de gestão, aplicativos, plataformas de reservas, BI e fatura online permitem que o gestor tenha uma visão mais completa das viagens realizadas pela empresa.

Com dados organizados, as decisões deixam de depender apenas de percepção e passam a ser baseadas em informações concretas.

6. Pense na experiência do viajante

Uma gestão eficiente não deve olhar apenas para os custos.

O colaborador também precisa ter uma experiência adequada durante a viagem.

Uma passagem com menor valor, por exemplo, pode não ser a melhor alternativa se resultar em horários pouco convenientes, conexões excessivas ou impacto significativo na agenda profissional.

Por isso, o gestor deve buscar equilíbrio entre:

custo + produtividade + conforto + segurança.

Essa visão contribui para que as viagens cumpram seu objetivo sem gerar dificuldades desnecessárias para quem está viajando.

7. Tenha um plano para imprevistos

Cancelamentos, atrasos, mudanças de agenda e outros imprevistos fazem parte da rotina de quem viaja.

Por isso, o gestor precisa saber como agir rapidamente quando algo não acontece conforme o planejado.

Ter fornecedores confiáveis e contar com suporte especializado durante a viagem pode facilitar muito esse processo.

Para empresas que possuem colaboradores viajando com frequência, o atendimento 24 horas pode ser um importante recurso para lidar com situações que acontecem fora do horário comercial.

8. Trabalhe em parceria com uma agência de viagens corporativas

Ser responsável pelas viagens da empresa não significa necessariamente fazer tudo sozinho.

Uma agência de viagens corporativas pode atuar como parceira do gestor, cuidando de atividades operacionais e oferecendo suporte especializado.

Enquanto o gestor acompanha políticas, indicadores e estratégias, a agência pode auxiliar com:

• Passagens aéreas;

• Hospedagem;

• Locação de veículos;

• Seguro viagem;

• Alterações e cancelamentos;

• Atendimento aos viajantes;

• Relatórios;

• Gestão de reservas;

• Suporte durante a viagem.

Dessa forma, o gestor consegue dedicar mais tempo às decisões estratégicas, enquanto conta com especialistas para apoiar a operação.

O que diferencia um bom gestor de viagens?

Mais do que organizar reservas, o gestor de viagens precisa entender o impacto que cada decisão pode ter para a empresa e para seus colaboradores.

Algumas características são especialmente importantes:

Organização: para acompanhar diferentes viagens, prazos e solicitações.

Visão analítica: para interpretar dados e identificar oportunidades.

Comunicação: para lidar com viajantes, gestores e fornecedores.

Negociação: para buscar melhores condições comerciais.

Conhecimento tecnológico: para utilizar ferramentas que facilitem a gestão.

Visão estratégica: para transformar a gestão de viagens em uma área mais eficiente.

Transforme a gestão de viagens em uma estratégia para a empresa

À medida que uma empresa cresce, a quantidade e a complexidade das viagens também podem aumentar.

Ter alguém responsável por acompanhar esse processo ajuda a transformar uma atividade operacional em uma gestão mais organizada e estratégica.

O gestor de viagens passa a ter uma visão mais ampla dos gastos, dos processos e das necessidades dos viajantes, podendo identificar oportunidades de economia, eficiência e melhoria da experiência.

E ele não precisa fazer isso sozinho.

Conte com especialistas para cuidar das viagens da sua empresa

Na Portal de Destinos, ajudamos empresas a simplificar a gestão de suas viagens corporativas.

Cuidamos de diferentes etapas da jornada, incluindo passagens aéreas, hospedagem, seguros, locação de veículos, gestão de despesas, relatórios e suporte 24 horas.

Assim, sua empresa pode contar com atendimento especializado e mais controle sobre suas viagens, enquanto o gestor concentra seus esforços no que realmente importa: tomar decisões melhores para o negócio.

Sua empresa já possui um responsável pela gestão de viagens?

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PUBLICADA EM: 05/10/2026 11:56:10 | VOLTAR PARA: Artigos | OUTRAS PUBLICAÇÕES
Fonte: Portal de Destinos

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